Pemecahan Masalah Secara Kreatif Dalam Organisasi
(Ruang Berpikir)
Dalam menjalankan pekerjaan setiap hari, terutama dalam tugas-tugas dikantor maupun organisasi apapun bentuknya pasti akan selalu menghadapi berbagai masalah. Dari berbagai referensi dalam pemecahan masalah secara kreatif pada umumnya ada lima pertanyaan yang harus dijawab:
- Apa masalah saat ini yang sedang dihadapi?
- Mengapa masalah tersebut terjadi.?
- Apa langkah-langkah yang harus diambil?
- Bagaimana memastikan rencana langkah-langkah dapat terlaksana?
- Apa pemecahan masalah secara Alternatif?
Point 1 s.d 4 merupakan empat pertanyaan strategis dalam pemecahan masalah dan point 5 ketika jalan menjadi buntu. Ke lima pertanyaan ini menjadi landasan dalam pemecahan persoalan, pengambilan keputusan, merencanakan dan memastikan pelaksanaanya. Namun demikian pertanyaan pertama ” Apa masalah saat ini yang sedang dihadapi”? mengantar kepada pemikiran untuk memahami secara baik dan benar masalah yang dihadapi dalam pekerjaan. Satu hal yang harus diingat baik adalah MEMAHAMI MALAH TIDAK MUDAH, bahkan seringkali keberadaan masalah TIDAK DISADARI.
Atas dasar itulah sebelum melaksanakan pemecahan masalah apalagi pengambilan keputusan maka PENGUMPULAN INFORMASI akan sangat mempengaruhi keberhasilan dalam mengindentifikasi masalah. Pada kenyataannya seringkali informasi mengalami distorsi; sub-ordinat memberikan ABIS (Asal Bapak dan Ibu Senang) hal-hal seperti ini pada hakekatnya akan ada unsur opini, kesimpulan, persepsi subyektif, yang merepotkan adalah masalah ditemukan, tetapi tidak diketahui penyebabnya padahal langkah-langkah penyelesaiannya perlu mengetahui AKIBAT/SEBAB, maka AKIBAT/SEBAB harus ditemukan berdasarkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya. Semua INFORMASI yang didapatkan harus di kelola secara sistematis dan SMART agar mudah dianalisis, memang tidak mudah karena diperlukan alat analisis yang tepat serta ketrampilan untuk menggunakannya.
Melalui informasi yang terkumpul secara akurat dan terukur maka akan diketahui AKIBAT/SEBAB dengan demikian segera diambil keputusan untuk mengatasinya, dalam proses pemecahan masalah ini boleh saja langkah-langkah yang diambil dengan menghilangkan AKIBAT/SEBAB. Harapannya adalah jika AKIBAT/SEBAB dihilangkan maka persoalan tersebut dapat diatasi. Ambil contoh Motivasi Kerja Staff Marketing menurun. Setelah dilakukan analisis, ternyata PENYEBABNYA adalah karena tidak diberikan uang makan. Maka perlu dilakukan langkah-langkah berupa keputusan untuk memberikan uang makan. Harapannya dengan pengambilan keputusan tersebut staff Marketing akan termotivasi lagi untuk bekerja lebih semangat. (BERSAMBUNG)
Selanjutnya dalam mengelola berbagai masalah, hal utama yang harus selalu dicermati adalah proses BERPIKIR harus dikelola secara sistematis dengan baik dan benar. Pada umumnya proses berpikir mengikuti pola ADA MASUKAN kemudian di PROSES selanjutnya menghasilkan KEPUTUSAN atau biasa disebut OUTPUT.
Pada prinsipnya kualitas keputusan dipengaruhi oleh kualitas informasi, jika informasi yang diterima “sampah” akan sangat merugikan dalam pengambilan keputusan. Informasi atau masukan haruslah benar, dan terukur sebab tidak semua data dapat dijadikan menjadi sumber data. Oleh karena itu semua data harus di olah dulu dan bebas dari opini, persepsi apa lagi konklusi yang direkayasa untuk ABS (asal bapak senang) dan ABIS (asal bapak dan ibu senang).
Dalam rangka mengembangkan Proses Berpikir yang berkualitas maka perlu mengajukan empat (4) pertanyaan sistimatika analisis masalah;
- Masalah apa yang sedang dihadapi? Jika pertanyaan ini yang diajukan berarti menyangkut analisis situasi
- Mengapa masalah itu terjadi? Jika pertanyaan ini yang diajukan maka menyangkut analisis persoalan
- Tindakan apa yang harus diambil? Jika pertanyaan ini diajukan maka menyangkut analisis keputusan
- Bagaimana memastikan rencana tindakan dapat terlaksana? Jika pertanyaan ini yang diajukan maka menyangkut analisis persoalan potensial.
Apakah cukup dengan mengajukan empat (4) pertanyaan ini? Cukup! Karena keempat pertanyaan ini adalah saling bersinergi satu dengan yang lain. Tentu saja faktor kecerdasan dan pengalaman serta pengetahuan yang luas akan menjadi nilai tambah dalam pengambilan keputusan.(BERSAMBUNG)
Sebelumnya kita sudah membahas dan mengajukan empat pertanyaan yang saling berinteraksi, dalam tulisan berikut ini kita akan membahas empat sistematika analisis masalah yaitu; analisis situasi, analisis persoalan, analisis keputusan dan analisis persoalan potensial. Hal pertama yang akan kita bicarakan adalah analisis situasi, untuk analisis situasi pertanyaan yang kita ajukan adalah “Apa Masalahnya”? .Selanjutnya adalah Mengidentifikasi Masalah, Memilah Masalah, Memetakan Masasalah, Menetapkan Masalah Prioritas dan Alokasi Masalah.
Dalam rangka menjelaskan Analisis Masalah maka perlu merumuskan apa perbedaan Masalah dan Persoalan. Pada umumnya orang menganggap masalah dan persolan adalah hal yang sama, dalam pembahasan berikutnya kita akan membedakan Masalah dan Persoalan. Masalah adalah hal yang mendorong untuk bertindak, sedangkan persoalan adalah hal yang ingin diketahui sebabnya.
Ketika melihat mobil menabrak tiang listrik dan supirnya terlempar keluar dan mengalami luka dan cidera pada kaki, beberapa orang akan berusaha menolong, tapi ada beberapa orang hanya melihat-lihat dan lewat begitu saja. Orang yang berusaha menolong dan mengangkat yang terluka agar seceapatnya dibawa ke Rumah Sakit menganggap ini masalah sehingga mendorong mereka untuk bertindak, sedangka orang-orang yang lewat tidak menganggap ini sebagai masalah. Dari sekian banyak yang datang melihat kecelakaan tersebut ada polisi dan seorang dokter. Prinsipnya pada awal kejadian ini tindakan kedua orang ini bisa sama, yaitu berusaha memberi pertolongan pertama dan segera membawanya ke rumah sakit. Selanjutnya concern mereka akan berbeda. Dokter akan lebih fokus pada pengobatan lukanya sedangkan Pak Polisi akan mempertanyakan kenapa orang tersebut tergeletak dijalan. Ini berarti dokter harus segera memutuskan alternatif tindakan apa yang perlu dilakuakn, sedangkan polisi perlu menganalisis sebab dari kejadian tersebut. Dalam hal ini, polisi menganggap ini adalah persoalan karena telah terjadi penyimpangan dari standar seharusnya, sedangkan dokter menganggap ini adalah masalah saja yang perlu diambil tindakan secepat mungkin pengobatannya. Apakah Polisi juga mengganggap ini masalah? Sudah pasti! Atas dasar itulah dia juga langsung bertindak.Dari penjelasan ini perlu disimpulkan bahwa masalah lebih besar dari persoalan, atau dalam matematika, persoalan adalah himpunan bagian dari masalah.
(BERSAMBUNG)
Mungkin contoh lain yang menarik adalah ketika penerimaan Mahasiswa terjadi penurunan, pimpinan Perguruan Tinggi akan menelurusi apa penyebab utamanya, sedangkan kepala bagian pemasaran memikirkan strategi apa yang menjadi prioritas. Kedua pemimpin ini menganggap hal ini adalah masalah sehingga harus segera melakukan tindakan. Bedanya, Pimpinan Perguruan Tinggi melihat ini sebagai persoalan yang harus segera dicari sebabnya dulu sementara bagian pemasaran yang terpenting adalah secepatnya memilih alternatif untuk melakukan tindakan penyesuaian.
Kapan Analisis situasi diperlukan?
Dari berbagai referensi tentang analisis situasi ada beberapa point yang menjadi pertimbangan penting yaitu; Perlunya memahami konsep analisis situasi. Analisis situasi merupakan sistematika berpikir agar seseorang dapat mengetahui, pada situasi tertentu apa yang harus dilakukan. Untuk sampai kepada tahap itu maka terlebih dahulu harus mengetahui masalah apa yang sedang dihadapinya. Tentu saja masalah tersebut akan tergantung pada perannya dalam situasi tersebut, karena PERAN itulah yang akan menuntunya dalam bertindak. Hal seperti ini seringkali mungkin terjadi ketika seseorang menghadapi situasi baru, apakah karena promosi jabatan, rotasi atau menjadi karyawan baru. Hal ini juga harus dipertimbangkan ketika menyusun rencana strategik dilevel pimpinan dan rencana fungsional dilevel pimpinan menengah dan rencana operaional ditingkat karyawan. Tentu saja akan menyenangkan seandainya setiap masalah adalah spesifik atau tunggal maka penyelesaiannya lebih mudah. Namun realita dilapangan masalah yang dihadapi justru lebih kompleks karena terkait satu sama lain bahkan seringkali kebanyakan masih tersirat dan berbeda dengan realita yang dihadapi, ada LATENT VARIABEL.
Tahap awal dalam menghadapi masalah perlu berhati hati karena kesalahan mengenali masalah dengan baik dan benar dapat berakibat “MASALAH MAKIN KOMPLEKS ALIAS SEMAKIN RUNYAM” apalagi bila memahaminya dengan pendekatan LIKE and DISLIKE, akan sangat berbahaya. Banyak masalah dikenali dari informasi yang telah didominasi oleh kesan atau persepsi dari si pemberi informasi, yang lebih repot jika yang disentuh hanya sisi luarnya saja demi kepentingan tertentu, biaya yang dikeluarkan cukup banyak tetap permasalahan tidak selesai. Atas dasar itulah Tahapan dalam analisis situasi adalah indentifikasi, memilah, memetakan, prioritaskan dan melokasi masalah.
Identifikasi Masalah
Identifikasi Masalah adalah bagian yang sangat penting. Ketepatan dalam tahap ini akan mempermudah penyelesaiannya, sebaliknya kesalahan dalam tahap ini akan menyulitkan dan menimbulkan terjadinya pemborosan. Identifikasi masalah bertujuan untuk mengenali masalah yang sebenarnya. Hasilnya adalah daftar masalah. Identifikasi masalah dapat dilakukan dengan kunjumgan langsung ke lapangan melakukan observasi, mengumpulkan informasi melalui orang lain dengan wawancara, membaca dokumen. Kegiatan yang dilakukan adalah membandingkan rencana atau standar kerja dengan realisasi pelaksanaan. Deviasi antara rencana dan realisasi menunjukkan adanya masalah. Jika kurang dari rencana, maka terjadi persoalan yang harus dicari sebab sebabnya dan diatasi.
BERSAMBUNG